Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger

Det Kgl. Bibliotek indsamler og bruger personoplysninger, som brugerne afgiver på Open Books.

Platformen Open Books drives af Det Kgl. Bibliotek, som er dataansvarlig.

I denne erklæring beskrives, hvordan Det Kgl. Bibliotek (herefter ”Det Kgl. Bibliotek” eller ”vi”) indsamler og bruger de personoplysninger, som du efterlader dig og/eller afgiver, når du besøger Open Books (inklusive de enkelte udgiveres sider på Open Books) og anvender de forskellige services og funktioner, som vi tilbyder på hjemmesiden.

I forbindelse med besøg på Open Books og undersider, indsamles der oplysninger i cookies. Det drejer sig om følgende oplysninger, som fremkommer i dit elektroniske spor på hjemmesiden: hvilke sider du besøger, hvilken browser du anvender, den IP-adresse du anvender og eventuelt brugernavn, som du logger ind med på Open Books. Læs evt. mere i Det Kgl. Biblioteks cookiepolitik.

På Open Books kan du have en bruger med forskellige roller afhængig af, hvilke opgaver og funktioner, du ønsker at anvende. Indsamling af oplysninger, brugen og opbevaringen deraf for de forskellige roller vil blive uddybet i de følgende afsnit.

Personoplysninger for alle brugere

Hvis du vælger at oprette dig som bruger på Open Books eller hos en eller flere af institutionerne på Open Books, indsamler vi personoplysninger, som du selv indtaster. Dette vil som minimum være:

  • Fornavn og efternavn
  • Tilhørsforhold
  • Land
  • E-mail
  • Brugernavn

Derudover kan du også valgfrit angive følgende oplysninger:

  • Bedømmerinteresser
  • Roller hos forskellige institutioner
  • Profiltekst (fx titel og/eller affiliering)
  • ORCID

Disse oplysninger indsamles for at kunne levere de services, som Open Books omfatter; heriblandt indsende og publicering af bøger online, bedømmelse af bøger samt redaktionelt arbejde med udgivelse af bøgerne. Oplysningerne anvendes ikke til andre formål og videregives ikke til andre parter medmindre det er oplyst i de følgende afsnit.

Læser

For at kunne læse en bog, der er udgivet på Open Books, er det ikke nødvendigt at oprette sig som bruger. Du kan dog vælge at oprette dig som bruger med rollen “Læser” for at vise din interesse i en institution og få tilsendt nyheder fra den.

Hvis du vælger at oprette dig som bruger med rollen “Læser” hos en eller flere af institutionerne på Open Books, indsamler vi personoplysninger, som du selv indtaster, som forklaret ovenfor.

Personoplysningerne bevares så længe din bruger er aktiv. Hvis din bruger ikke har været aktiv i et år, kontaktes du via e-mail. Hvis du ikke reagerer på denne e-mail, vil brugerkontoen og dine personoplysninger blive slettet efter en måned.

Hvis du senere får tilknyttet flere roller til din bruger, gælder andre betingelser ift. sletning, som er uddybet i øvrige afsnit om den rolle, du får tilknyttet.

Forfatter/Bindredaktør/Kapitelforfatter/Oversætter

Hvis du vælger at tilknytte rollerne “Forfatter”, “Bindredaktør”, “Kapitelforfatter” eller “Oversætter” til din bruger, og du indsender et manuskript til en institution på Open Books, vil vi indsamle de ovenstående personoplysninger samt informationer angående manuskriptet, som du selv angiver.

Såfremt dit manuskript bliver publiceret hos en institution på Open Books, vil som minimum dit navn blive offentliggjort som forfatter/bindredaktør/oversætter af udgivelsen. Derudover kan følgende oplysninger også blive offentliggjort:

  • Tilhørsforhold
  • ORCID
  • Valgfri profiltekst

Dine brugeroplysninger bevares så længe din bruger er aktiv, men mindst i tre år efter din sidste indsendelse. Hvis din bruger ikke har været aktiv i et år, kontaktes du via e-mail. Hvis du ikke reagerer på denne e-mail, vil brugerkontoen og dine oplysninger blive slettet efter en måned, medmindre der er gået mindre end tre år efter din sidste indsendelse.

De offentliggjorte oplysninger om dig som forfatter/bindredaktør/oversætter på en udgivelse vil dog ikke blive slettede.

Hvis du senere får tilknyttet flere roller til din bruger, gælder andre betingelser ift. sletning, som er uddybet i øvrige afsnit om den rolle, du får tilknyttet.

Intern/Ekstern Bedømmer

Hvis du vælger at oprette dig som bruger med rollen “Intern Bedømmer” eller “Ekstern Bedømmer” og bedømmer et manuskript gennem indsendelsessystemet på Open Books, vil vi indsamle de ovenstående personoplysninger samt information om, hvilken udgivelse, du har bedømt.

Din identitet som bedømmer vil i nogle tilfælde holdes skjult for forfatterne af udgivelsen; i andre tilfælde bliver den delt med forfatterne. I nogle tilfælde deles din identitet som bedømmer offentligt på hjemmesiden. Den enkelte udgiver kan oplyse dig om, hvad der er gældende for den udgivelse, du skal bedømme.

Hvis din identitet som bedømmer deles offentligt på hjemmesiden, vil det som minimum dreje sig om dit navn, men det kan også omfatte dit tilhørsforhold, ORCID og valgfri profiltekst.

Dine brugeroplysninger bevares så længe din bruger er aktiv, men mindst i tre år efter din sidste bedømmelse. Hvis din bruger ikke har været aktiv i et år, kontaktes du via e-mail. Hvis du ikke reagerer på denne e-mail, vil brugerkontoen og dine oplysninger blive slettet efter en måned, medmindre der er gået mindre end tre år efter din sidste bedømmelse.

Hvis din identitet som bedømmer er blevet delt offentligt på hjemmesiden, vil disse oplysninger stadig være offentlige, selvom din brugerkonto slettes.

Hvis du senere får tilknyttet flere roller til din bruger, gælder andre betingelser ift. sletning, som er uddybet i øvrige afsnit om den rolle, du får tilknyttet.

Redaktør for udgiveren, Serieredaktør og øvrige roller i redaktionen

Hvis du vælger at oprette dig som bruger og får rollen “Redaktør for udgiveren”, “Serieredaktør” eller øvrige roller tilknyttet redaktionen af en udgiver, vil vi indsamle de ovenstående personoplysninger samt information om, hvilke indsendelser, du har været tilknyttet.

Din tilknytning til udgiveren vil i mange tilfælde blive delt offentligt på udgiverens side på Open Books. Det vil dreje sig om dit navn, og ofte også tilhørsforhold, ORCID og eventuelt en valgfri profiltekst.

Dine brugeroplysninger bevares så længe din bruger er aktiv, men mindst i tre år efter din sidste redaktionelle opgave. Hvis din bruger ikke har været aktiv i et år, kontaktes du via e-mail. Hvis du ikke reagerer på denne e-mail, vil brugerkontoen og dine oplysninger blive slettet efter en måned, medmindre der er gået mindre end tre år efter din sidste redaktionelle opgave.

Hvis din tilknytning til institutionen er blevet delt offentligt på hjemmesiden, vil disse oplysninger stadig være offentlige selvom din brugerkonto slettes.

Hvis du senere får tilknyttet flere roller til din bruger, gælder andre betingelser ift. sletning, som er uddybet i øvrige afsnit om den rolle, du får tilknyttet.

Yderligere oplysninger

Hvis du ønsker, at vi sletter din brugerkonto og tilhørende brugeroplysninger, kan du kontakte os på e-mail: openbooks@kb.dk. Vi kan dog ikke slette din brugerkonto, hvis du har indsendt et manuskript eller været involveret i en bedømmelse eller redaktionel opgave inden for de seneste tre år.

For yderligere oplysninger henviser vi til Det Kgl. Biblioteks privatlivs- og persondatapolitik.